Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.
La administración comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el método, los principios y las técnicas de esta disciplina, correctamente.
En su concepción más sencilla se puede definir el proceso administrativo como la administración en acción, o también como:
El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.
Cuando se administra cualquier empresa, existen dos fases: una estructural, en la que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración.
A estas dos fases se les llama: mecánica y dinámica de la administración. Para este autor la mecánica administrativa es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que debe hacerse, y la dinámica se refiere a cómo manejar el organismo social.
DIRECCION
CONCEPTO
Esta etapa del proceso administrativo, llamada tambien EJECUCION, COMANDO o LIDERAZGO, es una funcion de tal trascendencia, que algunos autores concideran que la administracion y la direccion son una misma cosa. Esto es, en gran parte, debido a que al dirigir es cuando se ejercen mas representativamente las funciones administrativas, de manera que todos los dirigentes pueden conciderarse administradores.
Consiste en dirigir las operaciones mediante la cooporacion del esfuerzo de los subordinados, pera obtener altos niveles de productividad mediante la motivacion y la supervision.
IMPORTANCIA
La direccion es trascendental porque:
1. Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeacion y la organizacion.
2. Atravez de ella se logra las formas de conducta mas deseables en los mienbros de la estructura organizacional.
3. La direccion eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad.
4. Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementacion de metodos de organizacion, y en la eficacia de los sistemas de control
5. A travez de ella se establece la comunicacion necesaria para que la organizacion funcione
PRINCIPIOS
EN RESUMEN ALGUNOS SON:
Coordinación de intereses: El logro del fin común se hará más fácil cuanto mejor se logre coordinar los
intereses del grupo y aún los individuales de quienes participan en la búsqueda de aquel.
Impersonalidad del mando: La autoridad en una empresa debe ejercerse más como producto de una
necesidad de todo el organismo social que como resultado exclusivo de la voluntad del que manda.
Resolución de conflictos: Debe procurarse que los conflictos que aparezcan se resuelvan lo más pronto que
sea posible y de modo que, sin lesionar la disciplina produzcan el menor disgusto a las partes.
Aprovechamiento de conflictos: Debe procurarse aún aprovechar el conflicto para forzar el encuentro de
soluciones. Mary Parker Follet afirma que todo conflicto, como todo razonamiento en el mundo físico, es de
suyo un obstáculo a la coordinación, paro que así como la fricción puede ser aprovechada.
Vía jerárquica: Al transmitirse una orden deben seguirse los conductos previamente establecidos, y jamás
omitirlos sin razón ni en forma constante.
Elementos de a Organización:
La dirección como parte del proceso administrativo se compone de varios elementos:
Toma de decisiones: Significa la elección de un curso de acción o alternativa. Al tomar decisiones es
necesario antes de evaluar las alternativas, definir y analizar el problema, para posteriormente aplicar la
decisión o alternativa que mejor se sugiera.
Integración: Al igual que en la toma de decisiones, también existe un proceso para la adecuada integración en
cuanto al personal se refiere, este proceso inicia con el reclutamiento u obtención de los candidatos que aspiran
a un puesto determinado, en seguida se introducirán, o dicho en otras palabras, se les ambientará; para
finalmente capacitarlos en el desarrollo de las funciones que habrán de realizar.
Motivación: La motivación es la labor más importante de la dirección, a la vez que la más compleja, pues a
través de ella se logra la ejecución del trabajo, de acuerdo a normas o patrones de conducta esperados.
Comunicación: La comunicación en cualquier grupo que se trate, es de vital importancia ya que involucra a los
individuos no solo en su papel de comunicadores, sino en el buen uso que a la información se le da.
Supervisión: Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen
adecuadamente.
EN SEGUIDA SE HABLA DE OTROS MAS ACERTADAMENTE
1. De la armonia del objetivo o coordinacion de intereses: La direccion sera eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa.
2. Impersonalidad de mando: Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como una necesidad de la organizacion para obtener ciertos resultados.
3. De la supervision directa: se refiere al apoyo y comunicacion que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecucion de los planes, de tal manera que estos se realicen con mayor facilidad.
4. De la via jerarquica: Postula la importancia de respetar los canales de comunicacion establecidos por la organizacion formal, de tal manera que al emitirse una orden sea transmitida atravez de los niveles jerarquicos correspondientes, a fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad, debilitamiento de autoridad de los supervisores inmediatos, asi como perdidas de tiempo.
5. De la resulocion del conflicto: Indica la necesidad de resolver losproblemas que surgan durante la gestion administrativa, apartir del momento en que aparezcan; ya que el no tomar una decision en relacion con un conflicto por insignificante que parezca, puede originar que este se desarrolle y provoque problemas graves colaterales.
6. Aprovechameinto del conflicto: El conflicto es un problema u obstaculo que se antepone a lo largo de las metas de organizacion pero que, al obligar al administrador a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.
TOMA DE DECISIONES
Una decision es la eleccion de un curso de accion entre varias alternativas.
La responsabilidad mas importante del administrador es la toma de decisiones. Con frecuencia se dice que las decisiones son algo asi como “el motor de los negocios”; y , en efecto, de la adecuada seleccion de alternativas depende en gran parte el exito de cualquier organizacion.
Esta etapa forma parte de la direccion por que constituye una funcion que es inherente a los gerentes, aunque resulte obvio mencionar que a lo largo de todas las etapas del proceso administrativo se toman decisiones y que algunos autores la concideran en la etapa de decision.
Inicialmente, el tomar decisiones era algo aleatorio o fortuito, pero su importancia es tal que para tomar decisiones en los altos niveles se han desarrollado numerosas tecnicas fundamentalmente a base de herramientas matemáticas y de investigación de operaciones.
Una decisión puede variar en transcendencia y connotación; por ejemplo: la implantación de servicio de comedor no tiene la misma importancia que el lanzamiento de un producto nuevo al mercado. Sea cual fuere su implicación, al tomar decisiones es necesario:
1. Definir el problema
2. Analizar el problema
3. Evaluar las alternativas
4. Elegir entre alternativas
5. Aplicar la decisión
Integración: Al igual que en la toma de decisiones, también existe un proceso para la adecuada integración en
cuanto al personal se refiere, este proceso inicia con el reclutamiento u obtención de los candidatos que aspiran
a un puesto determinado, en seguida se introducirán, o dicho en otras palabras, se les ambientará; para
finalmente capacitarlos en el desarrollo de las funciones que habrán de realizar.
La motivación: Fue uno de los primeros conceptos a los que se enfrentaron gerentes y administradores. El llamado modelo tradicional suele estar ligado a Taylor y la administración científica. los gerentes determinaban cuales eran la forma mas eficiente de ejecutar tareas repetitivas y después motivaban a los trabajadores mediante un incentivo salariales cuanto mas producían los trabajadores mas ganaban el supuesto básico era que los gerentes entendían el trabajo mejor que los trabajadores quienes en esencia, eran holgazanes y solo
podían ser motivado mediante el dinero. La conclusión es que los gerentes pueden motivar a los empleados reconociendo las necesidades sociales y haciendo que se sientan útiles e importantes, de tal manera que se sientan parte de la organización.
Liderazgo:
En forma gerencial es el proceso de dirigir las actividades laborales de los miembro de un grupo y de influir en ellas, el liderazgo involucra a otras personas, empleados o seguidores, si no hubiera a quien mandar las cualidades del liderazgo del gerente serian irrelevantes; también involucra una desigualdad de poder entre los lideres y los miembros del grupo la cual se usa de diferentes forma para influir en la conducta de los seguidores de diferentes manera.
Comunicación:
La comunicación es el fluido vital de una organización, los errores de comunicación en mas de una organización han ocasionado daños muy severos, por tanto la comunicación efectiva es muy importante para los gerentes ya que ella representa la hebra común para las funciones administrativas. Los gerentes preparan planes hablando con otras personas, para encontrar la mejor manera de distribuir la autoridad y distribuir los trabajos. De igual manera las políticas motivacionales, el liderazgo, y los grupos y equipos se activan en razón del intercambio regular de información las comunicaciones como cualquier actividad intelectual se pueden perfeccionar enfrentando los retos que representan.
FACTOR HUMANO
Apartir de la funcion de dirigir, los administradores ayudan a las personas a ver que pueden satisfacer sus propias necesidades y utilizar su potencial al contribuir a las metas de una empresa.
MULTIPLICIDAD DE ROLES:
Los individuos son mucho mas que un factor productivo en los planes de administracion. Son miembros de sistemas sociales de muchas organizaciones; son los consumidores de bienes y servicios y asi influyen de manera vital en la demanda; y son miembros de familias, escuelas, iglesias, asociaciones industriales y partidos politicos.
NO HAY UNA PERSONA PROMEDIO:
Las personas actuan en diferentes roles, pero tambien son diferentes entre ellos; no hay una persona promedio. No obstante en empresas organizadas, a menudo se asume que la hay. Las empresas desarrollan reglas, procedimientos, programas de trabajo, normas de seguridad y descripciones de puesto, todos con la suposicion implicita de que en escencia, todas las personas son iguales.
LA IMPORTANCIA DE LA DIGNIDAD PERSONAL:
Administracion incluye alcanzar los objetivos de la empresa. Obtener resultados es importante, por los medios nunca deben violar la dignidad de las personas. El concepto de la dignidad individual significa que las personas deben ser tratadas con respeto, no importa cual sea su posicion en la organizacion.
CONSIDERACION DE LA PERSONA COMO UN TODO:
No podemos hablar de la naturaleza de las personas a menos que se considere a la persona como un todo, no solo caracteristicas distintas y separadas como conocimiento, actitud, habilidades o rasgos de la personalidad.
CONTROL
CONCEPTO
Es una etapa primordial en la administracion ,pues, aunque una empresa cuente con magnificos planes una estructura organizacional adecuada y una direccion eficiente; el ejecutivo no podra verificar cual es la situacion real de la organizacion si no existe un mecanismo que se serciore e informe si los hechos van deacuerdo con los objetivos.
IMPORTANCIA
El control es de vital importancia dado que:
1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.
2. Se aplica a todo : a las cosas, personas y a los actos.
3. Determina y analiza rapidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
4. Localiza a los sectores responsables de la administracion, desde el momento en el que se establecen medidas correctivas.
5. Proporciona informacion acerca de la situacion de la ejecucion de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeacion.
6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
7. Su aplicacion incide directamente en racionalizacion de la administracion y consecuentemente en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.
PRINCIPIOS
Del caracter administrativo del control:
Es necesario distinguir”LAS OPERACIONES” de control de “LA FUNCION” de control.
La funcion es de caracter administrativo y es la respuesta al principio de la delegacion: esta no se podria dar sin el control, como ya lo hicimos notar. Cuanta mayor delegacion se necesite, se requiere mayor control. Por lo mismo el control como funcion solo corresponde al administrador.
Propósito y función del control:
El propósito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que los planes tengan éxito al detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una base para adoptar acciones, a fin de corregir desviaciones indeseadas reales o potenciales.
La función de control le proporciona al gerente medios adecuados para checar que los planes trazados se implanten en forma correcta.
Parte de los estandares:
El control es imposible si no existen “ESTANDARES” de alguna manera, y sera tanto mejor, cuanto mas precisos y cuantitativos se han dicho estandares.
Si el control es comparacion de lo realizado con lo esperado, es logico que, de alghuna manera, supone siempre una base de comparacion previamente fijada.
Del caracter medial del control:
Aunque parezca una cosa obvia, hay que recordar constantemente este principio, el se deduce tambien espontaneamente una regla: un control solo debera usarse si el trabajo. Gasto, etc; impone, se justifican ante los beneficios que de el se esperan.
Del principio de excepcion:
El control administrativo es mucho mas eficaz y rapido, cuando se concentran los casos en que no se logro lo previsto, mas bien en los resultados que se obtuvieron como se habian planeado.
Este importante principio, tiende a aprovechar los beneficios que resultan de conciderar como lo ordinario el cumplimiento de las previsiones, y las desviaciones imposibles de evitar, como lo excepcional: asi estas desviaciones es a donde debe dirigirse toda la atencion.
PROCESO DE CONTROL
- Hay que distingir, ante todo, los pasos o etapas de todo control:
a) establecimiento de los medio de control
b) operaciones de recoleccion y concentracion de datos
c) interpretacion y valoracion de los resultados
d) utilizacion de los mismos resultados
- Entre la varidad de los medios de control hay que escoger los que se puedan considerar como estrategias
- Los sistemas de control deben reflejar, en todo lo posible, la estructura de la organizacion:
a) La organizacion es la expresion de los planes, y a la vez un medio de control
b) Los mismos controles pierden eficacia
- Al establecer los controles, hay que tener en cuenta su naturaleza y la de la funcion controlada, para aplicar el que sea mas util
- Los controles deben ser flexibles: cuando un control no es flexible, un problema que exiga rebasar lo calculado en la prevision, hace que, o bien se tienda a abandonar el control como irreversible.
- Los controles deben reportar rapidamente las desviaciones: el control de tipo “historico”, mira hacia el pasado. De ahi que, muchas veces, cuando reporta una desviacion o correcion, esta ya es imporsible de realizarse. Los controles, por el contrario, deben actualizarse lo mas que se pueda
- Los controles deben ser claros para todos cuantos de alguna manera han de usarlos: de ahi la necesidad de limitar “tecnicismos”. Su empleo exagerado suele ser la tendencia natural que se da en “especialistas”, como un medio de hacer valer su puesto.
- Los controles deben llegar lo mas concentrados que sea posible los altos niveles administrativos, que los han de utilizar por esta razon debe de encarecerce siempre la utilizacion de grficas para el control ya sean lineas, graficas de Gantt, punto de equilibrio, etc.
Control en el Proceso Administrativo:
Es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las empresas. Implica medir el desempeño contra las metas y los planes, muestra donde existen desviaciones con los estándares y ayuda a corregirlas. El control facilita el logro de los planes, aunque la planeación debe preceder del control. Los planes no se logran por si solos, éstos orientan a los gerentes en el uso de los recursos para cumplir con metas especificas, después se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los planes.
El propósito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que los planes tengan éxito al detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una base para adoptar acciones, a fin de corregir desviaciones indeseadas reales o potenciales.
La función de control le proporciona al gerente medios adecuados para checar que los planes trazados se implanten en forma correcta.
La función de control consta de cuatro pasos básicos:
1º Señalar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de producción de los empleados, tales como cuotas mensuales de ventas para los vendedores.
2º Checar el desempeño a intervalos regulares (cada hora, día, semana, mes, año, etc.)
3º Determinar si existe alguna variación de los niveles medios.
4º Si existiera alguna variación, tomar medidas o una mayor instrucción, tales como una nueva capacitación o una mayor instrucción.
